INFORMATIVA IN MATERIA DI TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DEGLI ARTICOLI 13 E 14 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 IN RELAZIONE ALLE SEGNALAZIONI DI “WHISTLEBLOWING”

Ai sensi dell’art.13 del Regolamento (UE) n. 2016/679 e del D.Lgs. 24/2023 Pesaresi Gilberto Srl (di seguito Società o Titolare del Trattamento) fornisce, qui di seguito, l’informativa sui trattamenti dei dati personali effettuati in relazione alla gestione delle segnalazioni, disciplinate dalla Procedura Whistleblowing.

Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati personali è Pesaresi Gilberto Srl, Via della Lontra 77 47923 Rimini (RN)

Natura dei dati

Il trattamento riguarderà i seguenti dati personali:

  • dati personali comuni del nonché di eventuali persone coinvolte o menzionate nella segnalazione e facilitatori, come definiti dalla Procedura Whistleblowing quali: dati identificativi (es. nome, cognome segnalante, nel caso di segnalazioni non anonime); dati di contatto (es. cellulare, e-mail, indirizzo di posta ordinaria); dati relativi all’occupazione lavorativa (es. dipendente, collaboratore esterno, fornitore);
  • dati personali particolari di cui all’art. 9) del GDPR, qualora inseriti nella segnalazione;
  • eventuali ulteriori informazioni indicate nella segnalazione per circostanziare l’accaduto.

Finalità di trattamento, base giuridica del trattamento e conseguenze del mancato consenso

I dati personali saranno trattati esclusivamente per le seguenti finalità:

  • gestione della segnalazione (ad esempio attività di verifica della sussistenza dei fatti segnalati, indagine e adozione degli eventuali provvedimenti che potrebbero rendersi necessari) effettuata ai sensi del D.Lgs.24/2023 e del D.Lgs. 231/01;
  • difesa o accertamento di un di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.

Il trattamento risulta pertanto necessario ed indispensabile per dare esecuzione alle disposizioni di cui al D.Lgs. 231/01e al D.Lgs. 24/2023 in materia di protezione delle persone che segnalano, tramite i canali di segnalazione interni istituiti dalla Società, condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto Legislativo 231/01 o violazioni di disposizioni del Modello 231, di cui si è venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

La base giuridica del trattamento è costituita dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento e dal legittimo interesse dello stesso a difendersi (art. 6, par. 1, lett. c) e f) del GDPR). La base giuridica del trattamento è inoltre costituita dal consenso del segnalante (art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR) a fornire i propri dati personali. In entrambi i casi, qualora per l’invio della segnalazione sia considerato strettamente necessario dal segnalante la condivisione di dati o informazioni qualificabili alla stregua di dati particolari o giudiziari a Lei riferiti, la base giuridica del trattamento si rinviene, rispettivamente, negli artt. 9, par. 2, lett.a), b) e f) del GDPR per i dati particolari e negli artt. 10 GDPR e 2 octies, par. 3, lett. a) ed e) del Codice Privacy per i dati giudiziari.

Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.

Nel caso di ricezione di segnalazioni anonime, qualora le stesse risultino puntuali, circostanziate e supportate da idonea documentazione saranno equiparate alle segnalazioni ordinarie. In ogni caso, le segnalazioni anonime verranno registrate dal gestore della segnalazione e la documentazione ricevuta verrà conservata per il periodo previsto per legge. Laddove il segnalante anonimo venga successivamente identificato e abbia subito ritorsioni, allo stesso saranno garantite le tutele previste dal D.Lgs. 24/2023.

Modalità di trattamento

Il trattamento verrà svolto in via manuale (es: raccolta segnalazione cartacea trasmessa per posta; trascrizione delle segnalazioni avvenute per via telefonica o durante gli incontri di persona) e in via elettronica (es. e- mail) o comunque con l’ausilio di strumenti elettronici, informatici e telematici idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi in conformità a quanto stabilito dall’art. 32 del GDPR e dal Codice Privacy (D.Lgs. 196/2003).

La documentazione in formato cartaceo è archiviata e custodita in armadi e locali dotati di misure di sicurezza.

Le segnalazioni trasmesse mediante e-mail sono gestite dai server di Google che adotta adeguate misure di sicurezza in conformità alle disposizioni di cui al Codice Privacy D.Lgs. 196/2003 e del GDPR-Reg UE 2016/679. Ad ogni modo il Gestore della segnalazione provvederà a stampare la mail e la documentazione eventualmente allegata alla segnalazione e a salvarla su un supporto rimovibile cancellando la mail dalla casella di posta. Maggiori informazioni su come Google tratta i dati si possono avere a questo link: https://policies.google.com/privacy/update.

Nello svolgimento delle operazioni di trattamento saranno, comunque, sempre adottate tutte le misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza, in modo che sia garantita la protezione dei dati prevista dalla legge e che sia garantita la tutela della riservatezza dell’identità del segnalante, delle persone coinvolte e/o comunque menzionate nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Durata del trattamento

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario alla trattazione della segnalazione e, comunque, non oltre 5 anni dalla comunicazione dell’esito finale della procedura come stabilito dall’art. 14 del d.lgs. n. 24/2023.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.

Soggetti autorizzati a trattare i dati

Il Titolare del trattamento ha istituito l’Organismo di Vigilanza, nominato ai sensi dell’art. 6, punto 1, lett. b) del d.lgs. n. 231/2001, dotato di autonomi poteri d’iniziativa e controllo, che è anche il Gestore delle segnalazioni come disciplinato dalla Procedura Whistleblowing.

Qualora esigenze istruttorie richiedano che altri soggetti all’interno o all’esterno della Società, debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione o della documentazione ad essa allegata, non verrà mai rivelata l’identità del segnalante, né verranno rivelati elementi che possano, anche indirettamente, consentire l’identificazione dello stesso. Tali soggetti, poiché potrebbero comunque venire a conoscenza di altri dati personali, sono comunque tutti formalmente autorizzati al trattamento e a ciò appositamente istruiti e formati, nonché tenuti a mantenere il segreto su quanto appreso in ragione delle proprie mansioni.

Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati:

I Suoi dati personali e quelli delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, non saranno oggetto di diffusione, tuttavia, se necessario, su loro richiesta, potranno essere trasmessi all’Autorità Giudiziaria, alla Corte dei conti e all’ANAC, Autorità nazionale anticorruzione. Tali soggetti sono, tutti, Titolari autonomi del trattamento.

Nell’ambito dei procedimenti penali eventualmente istaurati, l’identità del segnalante sarà coperta da segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p.; nell’ambito di procedimenti dinanzi alla Corte dei conti, l’identità del segnalante non sarà comunque rivelata sino alla chiusura della fase istruttoria; nell’ambito dei procedimenti disciplinari, l’identità del segnalante non sarà rivelata in tutti i casi in cui la contestazione dell’addebito disciplinare si fondi su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.

I Suoi dati personali potranno invece essere rivelati previa acquisizione del Suo specifico consenso, nel caso in cui la contestazione disciplinare si fondi, in tutto o in parte, sulla Sua segnalazione e che la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato.

La Sua identità potrà inoltre essere comunicata, previo Suo specifico consenso, in tutti i casi in cui la rivelazione dell’identità del segnalante e le informazioni ricevute siano indispensabili anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

Profilazione, diffusione e trasferimento dei dati

I Suoi dati personali non sono soggetti a diffusione né ad alcun processo decisionale interamente automatizzato, ivi compresa la profilazione.

Con l’utilizzo della e-mail, Google potrebbe trasferire i dati personali su server situati anche in Paesi non appartenenti all’Unione Europea, ma che sono stati oggetto di una decisione di adeguatezza della Commissione europea e che, dunque, garantiscono un livello adeguato di protezione dei dati personali.

Diritti dell’interessato

Il segnalatore, nella Sua qualità di interessato, ha diritto di accedere in ogni momento ai dati che lo riguardano e di esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 al 22 del GDPR, per quanto applicabili (diritto di accesso ai dati personali, diritto a rettificarli, diritto di ottenerne la cancellazione o cd. diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali o quello di opposizione al trattamento), inviando una e-mail pesaresiodv@gmail.com, nonché il diritto di reclamo all’Autorità Garante seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità su www.garanteprivacy.it o alternativamente, il ricorso dinnanzi all’autorità giudiziaria.

I suddetti diritti non sono esercitabili dalla persona coinvolta o dalla persona menzionata nella segnalazione,

per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, ai sensi dell’art. 2-undecies del Codice Privacy in quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e

concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.